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Profissional eficiente: Saiba como ser organizado em seu trabalho!

Você tem dúvidas em como ser organizado? Confira algumas dicas que t ajudarão a ser um profissional mais produtivo


Como ser organizado

Há alguns detalhes que muitas vezes passam desapercebidos mas contribuem para que um profissional não consiga render o esperado. Papéis espalhados pela mesa, cesto de lixo cheio, objetos sem um lugar definido e constantes interrupções causadas por aplicativos de mensagens e redes sociais são apenas algumas das causas para essa queda de rendimento.

Seguir a algumas dicas simples de como ser organizado ajudará muito para que profissionais que se enquadrem nessa situação consigam realizar suas tarefas mais rapidamente, com mais eficiência e sem cansar tanto sua mente.

• Organize sua mesa


Não há como ser organizado se a mesa estiver toda bagunçada. Defina um lugar para cada coisa, como computador,
documentos, canetas, objetos pessoais e decorativos, livros e outros. Para ajudar na organização, é recomendável que todos os papeis sejam guardados em uma pasta ou uma caixa devidamente identificada com seu conteúdo, para que eles possam ser encontrados mais rapidamente quando necessário.

• Comece a trabalhar o mais cedo possível


Comece a trabalhar cedo

De nada adianta chegar a tempo no escritório se você ainda vai tomar café, ver as notícias e fazer qualquer outra coisa que não seja seu trabalho. Comece a trabalhar o mais rápido possível, pois assim você terá tempo suficiente para fazer tudo o que for necessário, até mesmo tirar alguns minutos para espairecer e descansar sem atrasar o restante das atividades do dia.

• Liste o que precisa ser feito durante o dia


Fazer uma lista com todas as tarefas que precisam ser feitas a cada dia é uma excelente forma de dividir o tempo de acordo com a complexidade de cada uma e maximizar a produtividade. Além disso, também é recomendável que seja estipulado um tempo aproximado para cada tarefa, para não demorar muito em uma única atividade e atrasar todas as outras.

• Mantenha o foco até terminar uma tarefa


Mantenha o foco no trabalho

Nenhum profissional se mantém produtivo durante o dia inteiro, o que é normal, porém não há como ser organizado com o trabalho se qualquer coisa te desconcentrar. Se mantenha focado em uma tarefa até que você a tenha concluído, pois assim você não prejudicará seu andamento e nem a qualidade. Assim que tiver terminado, você poderá descansar por poucos minutos para depois retomar o trabalho com a mente mais tranquila.

• Determine um limite para a quantidade de reuniões e conversas


Reuniões são úteis para resolver uma série de assuntos na empresa, mas quando elas são feitas com muita periodicidade podem atrapalhar o rendimento dos funcionários, que em grande parte das vezes são pegos de surpresa e não conseguem organizar o restante do seu dia. É importante que reuniões sejam feitas apenas quando necessário e o mais brevemente possível, assim como conversas, sejam elas relacionadas ao trabalho ou não.

• Aproveite tudo o que pode ser feito de maneira automática


Aproveite o que pode ser feito de forma automática

Não há dúvidas de que a tecnologia pode ajudar muito na organização de um profissional. Por isso, automatizar todas as tarefas possíveis é uma ótima opção para perder menos tempo, como no caso de reuniões agendadas pelo computador que são sincronizadas com a agenda do celular, o que evita retrabalhos e garante maior praticidade.

• Jogue fora os papéis que não tiverem mais utilidade


Qualquer papel ou documento que esteja em sua mesa e não tenha mais utilidade deve ser descartado, pois ele servirá apenas para ocupar espaço. Elimine todos os documentos que puderem ser substituídos por arquivos no computador ou celular, que podem ser acessados com maior facilidade e rapidez e também representam uma ótima forma de como ser organizado.

• Se estiver estressado, dê uma pausa para relaxar


Pausa para relaxar no trabalho

Essa dica não pode ser seguida em todas as ocasiões, pois algumas demandam um nível maior de continuidade e concentração. Porém, caso você esteja estressado por algum motivo que te impeça de trabalhar adequadamente, saia um pouco de sua mesa e dê uma volta pela empresa, em seu setor ou ambiente de trabalho, pois isso ajudará a mente a aliviar o estresse. Como resultado, você trabalhará com muito mais eficiência e poderá se concentrar mais facilmente.

• Mantenha sempre um bloco de notas em sua mesa


Como já foi visto, é impossível manter o mesmo nível de produtividade durante o dia inteiro. Isso ficará ainda mais difícil se qualquer ideia ou pensamento tirar seu foco do trabalho. Para evitar que isso aconteça, deixe um bloco de notas sobre a mesa e escreva os pensamentos que você tiver durante o dia, para que eles sejam analisados depois com mais tempo. Assim, você evita dispersões desnecessárias e não perde nenhuma ideia interessante.

• Não fique conectado durante o dia inteiro


Não fique conectado durante o dia inteiro

Chats, redes sociais, portais de notícias e caixas de e-mail são apenas algumas das muitas coisas que podem tirar sua atenção. Separe apenas uma parte do dia para se atualizar e checar os e-mails, pois fazer isso constantemente é um grande empecilho para sua produtividade e organização.

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• Evite adiar tarefas


Uma parte muito importante em como ser organizado é evitar a procrastinação, ou seja, não deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. Cada tarefa que é adiada complicará ainda mais os dias seguintes e pode até mesmo prejudicar a produtividade da empresa. Por isso, se você tem tempo e condições para fazer algo hoje, faça.

Ao seguir a todas essas dicas você será um profissional melhor, mais produtivo e concentrado, sem precisar fazer mudanças drásticas ou tomar decisões muito complicadas. Saber como ser organizado é muito importante para superar as expectativas da empresa onde você trabalha ou para cuidar de seus negócios da melhor maneira possível.

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